Ausstellerinformation: Neue Uni/Einzelstand

Willkommenstag, 14. Oktober 2024, 11.00 – 13.00 Uhr, Neue Uni (Aufbau ab 8.00 Uhr)

• Die Informationsstände werden mit dem Messebausystem Octanorm gebaut und verfügen über eine Rückwand mit 1m Breite sowie zwei Seitenwände. Die Seitenwände sind je nach Standort 50 – 70 cm breit. Der Stand ist mit einem Stehtisch ausgestattet.
  Sofern Sie ein eigenes Roll-Up benutzen wollen, wird dies vor die Rückwand gestellt. Das Bild gibt einen Eindruck, zeigt allerdings nicht die Rückwände (1m), sondern die Seitenwände, die am 14.Oktober kleiner sein werden.

• Wenn Sie weitere Materialien oder Equipment mitbringen wollen, die einen anderen Platzbedarf haben, muss dies im Vorfeld angemeldet und genehmigt werden. Am Tag selbst kann dies leider nicht mehr berücksichtigt werden. (Bei Roll-Ups sehen wir kein Problem.)
• Bitte nutzen Sie zum Anbringen von Postern wiederverwendbare Klebematerialien (Poster-Stripes), die Sie selber mitbringen (und auch wieder entfernen).
• Den Standort Ihres Informationsstandes erhalten Sie zu gegebenem Zeitpunkt. Eine Änderung seitens der Ausstellenden ist nicht möglich.
• Veränderung bei der Zuweisung des Standes und Veränderungen auf der Standfläche sind nicht gestattet.
• Ihr Stand ist in der Mitte oben mit dem Namen Ihrer Einrichtung beschriftet. Bitte lassen Sie diese Beschriftung während der gesamten Veranstaltung hängen.
• Wenn aufgrund von Sicherheitsvorkehrungen Veränderungen der Standfläche erforderlich sind, bitten wir Sie, den Anweisungen der Organisatoren nachzukommen.
• Aufgrund von Hygienevorschriften ist es an den Ständen nicht gestattet, offene Lebensmittel (z.B. Give-aways in Form von Muffins, Kuchen u.a.) zu verteilen. Eingepackte Lebensmittel (z.B. eingepackte Schokolade) sind erlaubt.
• Ein Stromanschluss kann nicht zur Verfügung gestellt werden. Das würde die Logistik und die Kosten für diesen kurzen Zeitraum überfordern.
• Die Informationsstände können ab 8.00 Uhr aufgebaut werden und müssen ab 10.15 Uhr fertig und besetzt sein. Der Abbau ist erst ab 13.00 Uhr erlaubt.

  
  10.00 – 10.45 Uhr      Rektoratsbegrüßung auf dem Universitätsplatz

  11.00 Uhr                   Offizieller Beginn der Infobörse

  ab 13.00 Uhr              Abbau

• Bitte beachten Sie, dass der Zugang bis um 11.00 Uhr nur über den Innenhof der Neuen Uni möglich ist. Vor dem Haupteingang findet die Begrüßung durch die Rektorin statt, sodass hier keine Zugangsmöglichkeit besteht.
• Zum Parken nutzen Sie bitte die öffentlichen Parkmöglichkeiten in den umliegenden Parkhäusern. Eine Sonderparkgenehmigung für die Anlieferung für die Veranstaltung gibt es nicht.

Bei Fragen können Sie sich gerne an studienauftakt@uni-heidelberg.de wenden.

 

Teilnahmebedingungen Willkommenstag

Der Willkommenstag dient der Begrüßung der Erstsemester durch die Rektorin und der Vorstellung einiger zentraler universitärer Einrichtungen über Informationsstände. Um die Information für die Erstsemester zu erweitern, lädt die Universität sowohl aus dem städtischen Umfeld als auch aus dem studentischen Umfeld Institutionen und Initiativen ein.

1.Einladung und Anmeldung

Sowohl die Einladung durch die Universität als auch die Annahme einer Anmeldung bleiben der Universität als Veranstalterin vorbehalten, ein Anspruch auf Teilnahme besteht dementsprechend nicht. Die Universität entscheidet entsprechend dem inhaltlichen Bezug, dem vorhandenen Platz, oder den Erfahrungen aus der Vergangenheit. Eine Begründung für eine Ablehnung muss nicht erfolgen.

Die Anmeldung zur Beteiligung am Willkommenstag erfolgt durch Eintragung ins Microsoft-Forms-Formular. Im Falle der elektronischen (Internet-Anmeldeformular) Übermittlung der Anmeldung ist die Anmeldung auch ohne Unterschrift gültig.

Der Aussteller benötigt bei Überlassung des Standes an Dritte die Zustimmung der universitären Veranstalter. Mitaussteller sind in der Anmeldung anzugeben.

Mit der Anmeldung erkennt der Aussteller die Teilnahmerichtlinien des Veranstalters und die Hausordnung des Veranstaltungsplatzes an.

2.Standplanung

Die universitären Veranstalter übernehmen den im Formular benannten Namen als Standbeschriftung. Sinnvolle Kürzungen sind vorbehalten.

Die Standplanung und die Zuweisung der Stände erfolgen durch die universitären Veranstalter. Die universitären Veranstalter sind bemüht, alle gemachten Zusagen einzuhalten und Wünsche zu berücksichtigen, behalten sich jedoch vor, Änderungen an der Standplanung/ Standausstattung auch kurzfristig vorzunehmen, sofern dies durch die Organisation erforderlich erscheint.

Das Mitbringen von Material, das den kalkulierten Platz eines Standes überschreitet, muss der Ausstellungsleitung rechtzeitig im Planungsstadium mitgeteilt werden.

3.Standaufbau und Durchführung des Willkommenstages

Mit dem Aufbau muss bis spätestens eine Stunde vor Beginn der Ausstellung begonnen werden. Die genauen Zeiten werden kommuniziert.

Im Interesse aller teilnehmenden Aussteller und Besucher muss der Stand über die gesamte Dauer der Veranstaltung personell besetzt sein. Es ist untersagt, den Abbau (Abtransport von Messegut und Abbau von Ständen) vor Beendigung der Messe vorzunehmen.

4.Haftung

Eine Haftung durch die Universität besteht nicht. Für die Beaufsichtigung und Bewachung des Standes während der Messezeiten und beim Auf- und Abbau ist der Aussteller selbst verantwortlich.

5.Rücktritt von der Zusage

Die Universität behält sich eine Absage der Veranstaltung oder Teilen davon aus triftigen Gründen vor. Ebenso kann es zum Rücktritt von einer Zusage an einzelne Teilnehmer kommen, beispielsweise

• wenn die Angaben des Ausstellers falsch waren oder Zulassungsvoraussetzungen nicht mehr bestehen. Das kann auch mit inhaltlichen Positionen zu tun haben, die von den Teilnehmern vertreten werden.
• bei unangemessenem Verhalten gegenüber dem universitären Veranstalter
• sofern sich Fragen der Sicherheit oder der räumlich-technischer Durchführbarkeit im Laufe der Veranstaltungsorganisation ergeben und zu einer Revision führen.

Folgende Gründe können zu einem Ausschluss für die Folgejahre führen (Beispiele):

• Verspäteter Aufbau/ zu früher Abbau
• Nicht Erscheinen ohne Absage mit triftigen Gründen
• Nichtbeachtung der Anweisungen der universitären Veranstalter oder unangemessenes Verhalten gegenüber dem Publikum.